SATODNEWSLETTER Fev 2016: mon organisation achats (ou processus achats) actuel est’il le plus efficace possible?

SATODNEWSLETTER Fev 2016: mon organisation achats (ou processus achats) actuel est’il le plus efficace possible?

SATODNEWSLETTER FEVRIER 2016

Sujet abordé ce mois-ci : mon organisation achats (ou processus achats) actuel est ’il le plus efficace possible ?

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Vous avez des responsabilités au sein d’une PME Belge et c’est la raison pour laquelle vous recevez cette SATODNEWSLETTER. Le but de cette NewsLetter est de vous informer concrètement sur les possibilités que vous avez d’améliorer le résultat d’exploitation de votre PME par des achats mieux maitrisés.

 

Petit rappel : pour une entreprise industrielle comme la vôtre, les achats représentent entre 50% et 70% du chiffre d’affaires. Ce qui signifie que lorsque vous vendez vos marchandises à vos clients, vous vendez en fait la qualité de vos fournisseurs et cela à hauteur de 70% du produit final ! Il serait donc de bon aloi qu’elle fût conforme…

Pourquoi parler de processus achat dans cette SATODNEWSLETTER ?

En quoi cela est ‘il important ?

Votre processus achats est le socle, la ligne directrice qui va définir les méthodes à suivre afin de vous assurer d’être en mesure de commander et de recevoir la marchandise (ou le service) avec la qualité demandée, au prix le plus juste et dans les délais requis. Ce processus peut être souple ou strict selon les catégories d’achats et/ou le secteur industriel dans lequel votre entreprise intervient mais il doit surtout être connu de tous les intervenants sous peine de rencontrer de sérieuses difficultés à plus ou moins long terme.

Voici une liste de questions non exhaustives à se poser pour définir le qui fait quoi par catégorie d’achats :

  • Tout d’abord, combien de catégories d’achats a mon entreprise ?

Exemple de catégories d’achats :

-catégorie 1 : achats non stratégiques et de faibles valeurs : papèterie, téléphone, fax, internet…

-catégorie 2 : achats stratégiques (car potentiellement problématiques) et de faibles valeurs : pièces de rechange pour mes machines, consommables (huiles, graisses, gaz industriels, câbles électriques), …

-….

-catégorie X : achats stratégiques et de fortes valeurs : achats des matières premières, maintenance de l’outil de production, investissement de nouvelles machines de production, …

  • Pour chacune de ces catégories, les responsabilités ont ’elles clairement été définies en terme de :

-qui définit le besoin ou le cahier des charges ?

-qui doit donner son avis technique, commercial ou autre (et pas plus !!!) ?

-combien de fournisseurs potentiels contacter pour chaque appel d’offre ?

-qui a le droit de signer la commande qui va engager l’entreprise et jusqu’à quel montant ?

 

Petite anecdote à ce sujet : j’ai rencontré il y a quelques années une entreprise où le Responsable du Magasin, pourtant très expérimenté, avait commandé pour le stock des centaines de kits de climatisation pour un type de véhicules utilitaires alors que la motorisation venait d’être changée par le constructeur. Mais notre Responsable du Magasin n’avait pas été mis au courant. Résultat : les kits commandés n’allaient pas pouvoir se monter sur les nouveaux véhicules et la commande se chiffrait en ’00 000€. Du stock inutilisable…

Le pire dans cette histoire c’est qu’il a été bien difficile de définir des responsabilités claires afin que cela ne se reproduise plus : qui est en faute ? le Responsable du Magasin alors qu’il a toujours commandé cette catégorie d’achats ? Le responsable du BE car il n’a pas averti son collègue par écrit mais seulement par oral (soit disant) des modifications apportées par le constructeur ? Le gérant car il n’avait pas mis en place une procédure de double signatures au-dessus d’un certain montant ? Le fournisseur historique qui aurait dû se douter de quelque chose et revenir vers l’acheteur ? Quelqu’un d’autre ?

Chacun se fera son idée, mais je vous laisse deviner l’ambiance dans l’entreprise les semaines qui ont suivi…

Voilà un exemple parmi beaucoup d’autres que je pourrais vous fournir de l’importance d’une procédure achats clairement définie.

Il y a bien évidemment d’autres questions à se poser mais plutôt que d’y réfléchir longuement et peut être risquer d’en oublier certaines, je vous inviterais à vous concentrer sur vos clients qui ne demandent qu’à être dorlotés et à faire appel à SATOD pour éviter tous désagréments liés aux achats.

Bonne réflexion à tous et à la prochaine fois,